El hospital de Talavera implanta el sistema Kanban, una herramienta que mejora la gestión de almacenes intermedios

TOLEDO 27 Ago. –

El Gobierno de Castilla-La Mancha sigue reforzando su apuesta por la implantación de modelos de gestión que aportan valor y por la introducción de innovación que contribuya a incrementar la calidad asistencial, la mejora continua en el servicio regional de salud y que, además, favorezcan la eficiencia y sostenibilidad del sistema sanitario.

Así lo ha indicado este miércoles el director gerente del Sescam, Alberto Jara, durante la visita que ha realizado al Hospital Universitario Nuestra Señora del Prado para conocer el trabajo que están realizando para la transformación de su logística sanitaria con la implantación de sistemas que optimizan la gestión de materiales, reducen la carga administrativa y aumentan la eficiencia en el uso de espacios y recursos humanos.

Se trata, según ha explicado Jara, del sistema Kanban, una herramienta que mejora la gestión de almacenes intermedios –aquellos que facilitan el acceso rápido a los suministros que precisa cada unidad o servicio y que se abastecen de un almacén central–, así como la eficiencia y correspondiente reposición de material, según ha informado la Junta en nota de prensa.

Este sistema optimiza al máximo el espacio a través de estanterías metálicas de almacenamiento vertical, asignando una ubicación ideal para cada uno de los materiales, dependiendo del tipo, frecuencia de uso, tamaño, categoría o sección. Cada producto o material fungible se encuentra almacenado en dos compartimentos (doble cajetín), que contienen la misma cantidad de material.

En la parte anterior está el material adecuado para cubrir las necesidades de la planta según el período establecido para la reposición y, en la parte posterior, el material que puede servir de reserva. Cada compartimento cuenta con unas etiquetas que contienen datos fundamentales: código y descripción, cantidad de material estudiada de forma individual según la unidad asistencial de que se trate, y ubicación del material dentro de las correspondientes estanterías.

Las etiquetas son deslizantes pasando de permitir visualizar un color verde en el caso de la existencia de material, a un color rojo cuando se hace precisa la reposición. Cuando se acaba el material del primer compartimento, el personal sanitario desliza la etiqueta de verde a rojo y el sistema envía la información a través de lectores de radiofrecuencia al programa de gestión de suministros del SESCAM para la reposición.

«Con este sistema conseguimos un proceso de reposición eficiente y eficaz, se evitan roturas de stock y se elimina trabajo administrativo a los supervisores para que puedan disponer de más tiempo para sus tareas asistenciales», ha destacado Jara, quien ha enumerado además otras ventajas como la consecución de unos tiempos de entrega asegurados y una planificación más flexible, ya que se puede ajustar la cantidad de las tarjetas al flujo de trabajo en cada momento.

Por otra parte, permite el conocimiento de consumos y demandas reales, evita el sobre stock en los almacenes, disminuyen los materiales caducados, se evitan errores humanos, se reduce el gasto, se incrementa la eficiencia y se mejora la organización del trabajo

Dentro de este proyecto de gestión logística, la Gerencia de Talavera está trabajando también para poner en marcha salas inteligentes equipadas con tecnología de radiofrecuencia, diseñadas para mejorar la gestión de productos sanitarios de alto coste y relevante importancia asistencial. Con estas salas se mejora la trazabilidad total del material, el control de caducidades, se automatiza la reposición, además de ofrecer alertas tempranas de consumo anómalo o bajo stock.

La implantación de estos dos sistemas se inició en junio de 2024 en el servicio de Traumatología y posteriormente se ha ido extendiendo al Bloque Quirúrgico, a la planta de hospitalización 3 F, a la UVI y en junio de este año al Centro de Salud La Algodonera.

El director gerente del Sescam ha indicado que, tras un primer año en funcionamiento, el retorno de la inversión realizada ha sido del 80 por ciento, ya que del gasto inicial de 165.000 euros (cinco almacenes, software e impresoras) ha generado un ahorro acumulado de 135.000 euros, atribuible principalmente a los servicios de Traumatología, Bloque Quirúrgico y planta de Hospitalización.

Por otra parte, la implantación ha supuesto una reducción del 74 por ciento en la superficie ocupada por almacenes, liberando más de 260 metros cuadrados. En cuanto a la reducción de la carga administrativa y logística del personal, se ha estimado en casi 400 horas al año (supervisor+celador+administrativo+TCAE).

Gracias a los resultados obtenidos, la Gerencia de Talavera va a continuar con una expansión progresiva del sistema tanto a otras unidades del hospital (urgencias, radiodiagnóstico, consultas externas), como de diferentes centros de Atención Primaria, hasta alcanzar todos los almacenes.

«La implantación de estos dos sistemas está demostrando ser altamente eficaz en términos económicos, de gestión de espacio y de optimización de recursos humanos», ha subrayado Jara, quien ha asegurado que los resultados obtenidos hasta el momento consolidan esta estrategia como un modelo de gestión eficiente a seguir en servicios sanitarios.

Esta estrategia, ha dicho, «refuerza el compromiso con un modelo sanitario inteligente, basado en datos, adaptable al cambio y orientado a la sostenibilidad». Además, ha añadido, «a diferencia de modelos centrados en el recorte, este proyecto se basa en la contención del gasto a través de la eficiencia operativa, permitiendo reinvertir los recursos optimizados directamente en acciones de mejora continua dentro de las áreas donde se ha implantado.

El director gerente del Sescam ha indicado que este proyecto sitúa a la Gerencia de Talavera como referente en gestión logística sanitaria, «demostrando que la tecnología bien aplicada, no solo mejora la eficiencia, sino que potencia el valor humano de la asistencia sanitaria». A este respecto, ha reconocido el trabajo de todos los profesionales que lo han hecho posible, por su implicación, formación y compromiso.